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所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳遞給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過程。著名組織管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。 

 

 

在項(xiàng)目管理中，專門將溝通管理作為一個(gè)知識領(lǐng)域，PMBOOK中也建議項(xiàng)目經(jīng)理要花75%以上時(shí)間在溝通上，可見溝通在項(xiàng)目中的重要性。多數(shù)人理解的溝通，就是善于表達(dá)，能說、會說。然而項(xiàng)目管理中的溝通，并不等同于人際交往的溝通技巧，更多的是對溝通的管理。

 

項(xiàng)目溝通管理具體內(nèi)容

 

 

1、確定溝通目標(biāo)：項(xiàng)目中溝通對象主要為項(xiàng)目干系人，不同干系人需要的信息可能不同，所以在項(xiàng)目啟動時(shí)，就要識別所有的項(xiàng)目干系人。以及不同人的不同信息需求，不同人所得到信息拿出來共享交流。

 

2、制定溝通計(jì)劃：溝通對象，需要的信息，信息發(fā)布頻率等都要確定好。

 

3、執(zhí)行溝通計(jì)劃：看上去很簡單，每個(gè)項(xiàng)目都可以依模式套用，但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會出現(xiàn)溝通問題。

 

4、執(zhí)行過程溝通：可采用多途徑多方式的溝通，例如：正式（報(bào)告、備忘錄、項(xiàng)目例會、簡報(bào)）；非正式（電子郵件、電話、即興討論）等。整個(gè)項(xiàng)目生命周期要審查：誰、什么時(shí)候、通過什么形式、需要什么信息、如何存儲和檢索信息。

 

5、問題溝通：在問題出現(xiàn)時(shí)，將問題表達(dá)得準(zhǔn)確、清晰、簡潔是進(jìn)行有效溝通的前提，解決問題的各方進(jìn)行必要的溝通，以對解決問題達(dá)成共識?？尚纬蓡栴}日志用于記錄和監(jiān)督問題的解決進(jìn)度。問題描述、責(zé)任人、解決時(shí)間等用來促進(jìn)溝通。

 

6、里程碑溝通：本階段里程碑匯報(bào)、可交付成果狀態(tài)、進(jìn)度情況和已發(fā)生的成本。未完成的需要進(jìn)行調(diào)整，采取行動和開展干預(yù)，生成變更請求，還可梳理下階段工作重點(diǎn)等。

 

7、項(xiàng)目總結(jié)溝通：項(xiàng)目整個(gè)生命周期的總結(jié)，過程資產(chǎn)的提交，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的分享。

 

 

項(xiàng)目管理有效的溝通和作用

 

 

管理學(xué)中的“溝通漏斗”理論，相信大家并不陌生，這個(gè)理論說的是：假設(shè)你想表達(dá)的內(nèi)容是100%，但與團(tuán)隊(duì)成員溝通的時(shí)候卻只能講出80%，因?yàn)閳鏊蓴_、分神等原因，對方聽到的最多只是60%，能聽懂的部分只有40%，真到執(zhí)行時(shí)就只剩下20%了。三個(gè)月后，信息衰減得有可能只有5%！

 

 

 

“溝通漏斗”呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，在工作中團(tuán)隊(duì)溝通效率下降的一種現(xiàn)象。在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，當(dāng)我們的指令就像手中所握的沙子般漏出的時(shí)候，最后的執(zhí)行能好嗎？答案顯而易見。為了克服“溝通漏斗”，降低信息在傳遞過程中的損耗，提高執(zhí)行效率，可參考以下五點(diǎn)建議。

 

1、要點(diǎn)總結(jié)，表達(dá)到位

 

每一個(gè)任務(wù)、目標(biāo)、計(jì)劃與指令都是有其要點(diǎn)的，我們要在與團(tuán)隊(duì)成員溝通前，清楚這些要點(diǎn)，并在溝通中把要點(diǎn)講清楚。比如這項(xiàng)任務(wù)我們要達(dá)到什么樣的效果，具體要做哪些方面，可能會出現(xiàn)什么問題等等，這些要點(diǎn)都需要提前成形，溝通清楚。

 

2、工作記錄，聆聽到位

 

在實(shí)際工作中，往往是領(lǐng)導(dǎo)滔滔不絕地講了一大通，下屬能聽懂的內(nèi)容已經(jīng)漏掉了一部分。當(dāng)然這其中有多方面原因，比如外界的一些干擾，下屬因?yàn)橘Y歷、理解能力、知識面及技能的局限性，不能完全聽懂。這時(shí)，管理者應(yīng)該直擊問題的核心，將大而全的工作安排變?yōu)榫鴾?zhǔn)，同時(shí)，下屬也可以通過記錄筆記化繁為簡，記住更多的內(nèi)容。

 

3、提問討論，理解到位

 

聽到60%，但是理解只有40%？聽不懂漏掉的20%怎么辦？我們可以通過提問、討論的方式解決?？梢袁F(xiàn)場討論，也可以通過wedo溝通工具、微信群組、即時(shí)通訊工具群聊討論，減少溝通層級，發(fā)出各種聲音。通過討論，明確要點(diǎn)、闡明要求，團(tuán)隊(duì)成員才能正確的執(zhí)行。

 

4、監(jiān)督跟蹤，執(zhí)行到位

 

所有的溝通最終都要落實(shí)到行動上，工作效率的高低是衡量溝通效果的唯一標(biāo)準(zhǔn)。這就需要我們在工作中，加強(qiáng)對管理事項(xiàng)的日常督查并使之形成制度化、常態(tài)化，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查原因、定措施，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作循著既定的目標(biāo)前進(jìn)。

 

5、反復(fù)溝通，認(rèn)識到位

 

有些管理者認(rèn)為某事已經(jīng)講過了，就沒有更多溝通的必要了，殊不知多種形式的反復(fù)溝通，更利于統(tǒng)一認(rèn)識，將指令及計(jì)劃的相關(guān)重點(diǎn)深入到團(tuán)隊(duì)成員的內(nèi)心。

 

項(xiàng)目溝通管理易犯錯(cuò)誤

 

 

1、“我以為”的錯(cuò)誤：以為溝通過，別人就清楚了；以為沒有反饋，就是沒有意見了。特別是跨部門的溝通，無論是口頭還是書面，更是要注意雙方是否理解一致。有時(shí)候太過主觀，認(rèn)為有些東西不說，對方也是知道自己的想法與立場，每個(gè)人想法不同，不可能完全猜到對方的心思，只有及時(shí)溝通，才能取得好的成效。

 

 

 2、不敢越級溝通，不敢與高層直接溝通：不少公司的項(xiàng)目經(jīng)理在職能上，一般比部門經(jīng)理要低，所以經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理不敢直接找高層或其它部門經(jīng)理溝通。特別是對跨部門的較為復(fù)雜的項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理要敢于“管理”公司高層， 就項(xiàng)目問題與高層進(jìn)行直接溝通?？赡苡胁糠猪?xiàng)目經(jīng)理是擔(dān)心不知如何與高層溝通，因?yàn)楦邔拥乃季S是較發(fā)散和概要的，如果是談解決方案等細(xì)節(jié)問題，估計(jì)很難交流，這里也要求項(xiàng)目經(jīng)理要對問題有很好的抽象歸類能力。

 

  3、沒有提前計(jì)劃溝通好，造成等人局面：經(jīng)常出現(xiàn)這樣的時(shí)候，要確定某個(gè)事項(xiàng)，需要幾個(gè)負(fù)責(zé)人參加，但因?yàn)闆]有提前計(jì)劃，到時(shí)約不到人，結(jié)果推遲等待，無謂的增長滯后時(shí)間。實(shí)際上，對于難度較大的，至少要提前兩周計(jì)劃好，預(yù)約好相關(guān)人員。

 

項(xiàng)目溝通管理克服辦法

 

 

 1、合理地選擇溝通方式和環(huán)境

 

可根據(jù)溝通的內(nèi)容判斷場所的大小、是否需要各種必要的設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視訊軟件等）、確保溝通場所無噪音及干擾物。

 

 2、正確地安排溝通次序和時(shí)間

 

例如：項(xiàng)目需調(diào)研多部門客戶需求時(shí)，應(yīng)考慮溝通的順序，時(shí)間的安排，合理的處理將消除項(xiàng)目管理中的人為障礙。

 

 

 3、適時(shí)地營造溝通的氛圍

 

在項(xiàng)目溝通的開始，就要營造一種保障溝通順利進(jìn)行的友好氛圍。調(diào)整角色，實(shí)現(xiàn)零距離溝通，營造信任的氣氛，換位思考，互動交流。

 

 4、不能進(jìn)行超范圍的溝通活動

 

明確本次溝通的原因、目的、遇到的問題、需要的幫助等。不跑題、不延伸。

 

 5、充分運(yùn)用信息反饋

 

充分運(yùn)用信息反饋是指在溝通過程中， 信息的接受者向信息發(fā)起者做出回應(yīng)的行為。雙方可以以提問、回答的語言形式，也可以用表情、動作等非語言形式。多次的聆聽與交流，有利于減少障礙和誤解的產(chǎn)生，能夠及時(shí)地反饋項(xiàng)目進(jìn)行過程中的問題與風(fēng)險(xiǎn)。

 

項(xiàng)目溝通管理的必要及時(shí)原則

 

 

溝通管理也是要付出代價(jià)的， 如果因過度的溝通工作或繁雜的文檔規(guī)定使項(xiàng)目管理工作效率低下，那將是得不償失的。因此，溝通工作的時(shí)機(jī)與頻率的把握至關(guān)重要，一切要以必要原則為準(zhǔn)繩，在項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作結(jié)束、出現(xiàn)問題時(shí)、統(tǒng)一目標(biāo)時(shí)等必要問題的時(shí)間開展。信息的產(chǎn)生、傳遞與接收就是為使項(xiàng)目得到順利進(jìn)行，溝通的及時(shí)可以使項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題盡快得到解決，項(xiàng)目得以持續(xù)進(jìn)行，這也是關(guān)系項(xiàng)目目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)的重要保障。通過大量的信息溝通，找出項(xiàng)目管理的問題及解決問題，制訂政策并控制評價(jià)結(jié)果，以確保項(xiàng)目的順利交付。